Dokumen kepabeanan merupakan berkas resmi yang digunakan dalam setiap proses pengeluaran dan pemasukan barang ke atau dari daerah pabean Indonesia. Dokumen ini menjadi dasar bagi Direktorat Jenderal Bea dan Cukai (DJBC) untuk menilai kepatuhan, menetapkan bea masuk atau bea keluar, serta mengawasi kegiatan ekspor dan impor agar sesuai dengan ketentuan hukum.
Keberadaan dokumen kepabeanan sangat penting karena berfungsi sebagai alat kontrol, bukti transaksi, serta dasar penetapan kewajiban fiskal. Tanpa kelengkapan dokumen ini, kegiatan ekspor-impor bisa tertunda, bahkan berisiko terkena sanksi administratif.
Beberapa dokumen utama yang wajib disiapkan oleh eksportir maupun importir antara lain:
Pertama, Pemberitahuan Impor Barang (PIB). PIB merupakan dokumen yang wajib diajukan oleh importir kepada Bea dan Cukai untuk memberitahukan data mengenai jenis, jumlah, nilai, asal barang, serta tujuan penggunaannya. Dokumen ini menjadi dasar penetapan bea masuk, PPN impor, dan PPh impor.
Kedua, Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB). Dokumen ini digunakan oleh eksportir untuk melaporkan barang yang akan dikirim ke luar negeri. PEB memuat informasi lengkap tentang barang, seperti deskripsi, volume, negara tujuan, dan nilai ekspor.
Ketiga, Invoice atau faktur perdagangan. Invoice berisi nilai transaksi dan identitas penjual serta pembeli. Dokumen ini menjadi bukti sah harga barang yang diperdagangkan dan digunakan Bea dan Cukai untuk menentukan nilai pabean.
Keempat, Packing List. Dokumen ini memuat rincian isi setiap kemasan, termasuk berat, volume, dan jumlah barang. Packing list membantu petugas dalam melakukan pemeriksaan fisik dan memastikan kesesuaian antara dokumen dan barang sebenarnya.
Kelima, Bill of Lading (B/L) atau Airway Bill (AWB). Dokumen ini berfungsi sebagai tanda bukti pengiriman barang melalui laut atau udara. Bill of Lading juga berperan sebagai dokumen kepemilikan barang selama proses pengiriman.
Keenam, Surat Keterangan Asal (SKA) atau Certificate of Origin (COO). SKA menunjukkan asal negara barang dan menentukan apakah barang tersebut berhak memperoleh fasilitas tarif preferensi dalam perjanjian perdagangan internasional.
Ketujuh, Kontrak atau Sales Agreement. Dokumen ini berisi kesepakatan jual beli antara eksportir dan importir, termasuk syarat pembayaran, pengiriman, dan tanggung jawab para pihak.
Kedelapan, Polis Asuransi atau Insurance Certificate. Dokumen ini menjamin perlindungan terhadap risiko kerusakan atau kehilangan barang selama proses pengiriman internasional.
Kesembilan, Dokumen perizinan dan kepatuhan. Beberapa jenis barang memerlukan izin khusus, seperti Surat Persetujuan Impor (SPI), Laporan Surveyor (LS), atau izin dari kementerian teknis seperti Kementerian Perdagangan dan Kementerian Pertanian.
Kesepuluh, Bukti pembayaran bea masuk dan pajak impor. Dokumen ini menjadi bukti bahwa importir telah memenuhi kewajiban fiskal sebelum barang dikeluarkan dari kawasan pabean.
Dokumen-dokumen tersebut saling berkaitan dan harus disusun secara konsisten antara data administratif, nilai transaksi, dan kondisi fisik barang. Ketidaksesuaian antar dokumen dapat menimbulkan perbedaan penetapan atau bahkan sengketa kepabeanan.
Melalui sistem CEISA (Customs-Excise Information System and Automation), seluruh dokumen kini dapat diajukan secara elektronik, sehingga mempercepat proses administrasi dan meningkatkan transparansi.
Dengan memahami dan menyiapkan dokumen kepabeanan secara lengkap, eksportir maupun importir dapat memastikan proses perdagangan internasional berjalan lancar, legal, dan bebas dari hambatan administratif maupun hukum.
